Personvernerklæring

Exacta Services AS PERSONVERNERKLÆRING

Personvernerklæringen handler om hvordan Exacta Services AS samler inn og behandler informasjon om personer.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Exacta Services AS (heretter kalt ES) behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester, i markedsføring og ved besøk på våre hjemmesider, www.exactaservices.no og www.exactalonn.no.

Personvern er svært viktig i ES leveranser og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. 

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Daglig leder i ES er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av ES. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av ES oppfyllelse av personvernregelverket er delegert til personvernleder. 
 

Personopplysninger som ES behandler:
 

KUNDE- OG LEVERANDØROPPLYSNINGER

ES behandler personopplysninger om kunder og leverandører i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser.

Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).

Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

Personopplysningene lagres i en egen database og slettes fem år etter avslutning av kundeforholdet.
  

MARKEDSFØRING

ES behandler personopplysninger i forbindelse med markedsføring. Disse personopplysningene kan bli utvekslet mellom Exacta Services AS og selskaper i Exacta Gruppen, men vil ikke bli utlevert til andre virksomheter uten godkjennelse fra deg.

NYHETSMAIL
Det er mulig å abonnere på nyhetsmail fra www.exactalonn.no. Dette er frivillig og innebærer at du jevnlig mottar e-post med de nyhetsmailene du har valgt å abonnere på. For å kunne sende nyhetsmailene, er det nødvendig å registrere seg med e-postadresse.

Disse opplysningene lagres i en egen base og vil ikke bli videreformidlet til andre.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke ved registrering. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for oppbevaring av dine kontaktopplysninger. ES vil da slette din kontaktinformasjon fra adresselisten til det aktuelle nyhetsmailen.  

KUNDEREGISTER
ES lagrer kontaktinformasjon til potensielle kunder. Opplysningene er hentet fra offentlige kilder, som virksomheters nettside, www.proff.no og www.bedriftsdatabasen.no.  Formålet med denne behandlingen av personopplysninger er å drive markedsføring rettet mot potensielle kunder for våre tjenester og koordinere dette markedsarbeidet.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 bokstav f.

Personopplysningene til potensielle kunder slettes innen ett år etter at de ble lagt inn i databasen, så fremt det ikke etableres et kundeforhold – eller samtykke til lagring er gitt.

INFORMASJONSKAPSLER (COOKIES)
På ES nettsider www.exactaservices.no og www.exactalonn.no logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av Google Analytics. Informasjonen som logges kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse sidene riktig til deg som bruker.

Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i nettleseren din. Ved å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan dette påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

Google Analytics
Informasjonskapselen på våre nettsider er fra Google Analytics (førsteparts cookie). Den er innstilt til å slettes automatisk etter 24 måneder hvis du ikke returnerer til nettstedet. Det er mulig å reservere seg mot all registrering i Google Analytics ved å installere et tillegg i nettleseren: Google Analytics Opt-out Browser Add-on

ES benytter analyseverktøyet Google Analytics for å vurdere trafikk, bruk og trender på nettsiden. Dataene som samles inn brukes for å gjøre brukeropplevelsen korrekt og tilpasse innholdet på nettsiden. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om brukerne. Dataene som samles inn lagres på Googles servere. Du kan lese mer om hvordan Google samler inn og beskytter data her.

Google Display Advertising
DoubleClick cookien er en tredjeparts cookie som medfører at tredjepartsleverandører, herunder Google, viser egne målrettede annonser fra ES på en rekke nettsteder på internett som er del av Google sitt innholdsnettverk. Dette er også kjent som remarketing og du kan lese mer om fordelene med remarketing her.

Dette brukes for å rette relevante annonser for brukere basert på interesser og tidligere nettstedsbruk. Dette bidrar til en mer relevant markedsføring for deg som bruker. I henhold til Google sin personvernpolitikk samles det ikke inn eller brukes informasjon som kan brukes til å identifisere individer. Du kan reservere deg mot målrettede Google Display annonser her.
 

Leveranseområder

REGNSKAP / RÅDGIVNING
ES foretar regnskapsføring og rådgivning for kunder. Typiske personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-post og lønnsopplysninger. 

ES vil i disse oppdragene være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for ES behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale.

LØNN / HR / RÅDGIVNING
ES foretar LØNN / HR / RÅDGIVNING for kunder. Typiske personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, fødselsnummer, navn pårørende, telefonnummer, e-post og lønnsopplysninger. 

ES vil i disse oppdragene være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for ES behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale. Det er kun nødvendige lønnsmedarbeider som har tilgang til lønnsdata.

Undersøkelser og kundekontroller

ES er pålagt å gjennomføre kundekontroller i medhold av hvitvaskingsloven §§ 5, 6 og 15, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling, jf. hvitvaskingsloven § 17.

Blant opplysningene som ES er pålagt å behandle i denne forbindelse er navn/foretaksnavn, fødselsnummer/organisasjonsnummer, fast adresse, familieforhold og opplysninger knyttet til eventuell mistanke om straffbare forhold.

Behandling av personopplysninger knyttet til kundekontroll og en eventuell undersøkelsesplikt kan innebære behandling av sensitive personopplysninger, blant annet knyttet til straffbare forhold. 

Etter hvitvaskingsloven § 22 er ES pålagt å oppbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontroll i minst fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift.

Dokumenter og opplysninger som nevnt i punktet over blir oppbevart på en betryggende måte, beskyttet mot uautorisert tilgang fra uvedkommende og slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører.

Under visse omstendigheter er ES også pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.
 

PERSONALADMINISTRASJON

ES behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 bokstav f.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos ES. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos ES, med mindre vedkommende blir ansatt.

Rettigheter som du har

ES behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV. Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:

RETT TIL INNSYN
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger ES foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Dersom du er registrert i ES systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.

Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne vareta egne interesser.
 

RETTING OG SLETTING AV MANGELFULLE PERSONOPPLYSNINGER
Dersom ES behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at ES skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene. ES skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for deg, f.eks. ved å varsle mottakere av utleverte opplysninger.

Sletting skal suppleres med registrering av korrekte og fullstendige opplysninger. Dersom dette ikke er mulig, og dokumentet som inneholdt de slettede opplysningene av den grunn gir et åpenbart misvisende bilde, skal hele dokumentet slettes.

ES skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven § 18, § 22, § 25, § 26, § 27 og § 28 uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. ES skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Om du mener at ES ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til tilsynsmyndigheten. Dette kan du gjøre ved å sende klage til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktinfo: www.datatilsynet.no

 

PERSNVERNRÅDGIVER

ES har personvernrådgiver som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.


Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernrådgiver.

Kontaktinformasjon

Henvendelser kan rettes til: personvern@exacta.no eller til Exacta Services AS v/personvernrådgiver, Dyrmyrgata 4, 3611 Kongsberg

 

La oss hjelpe deg!

E-post
Melding